(a) Description. Un contrat de commande de base est un instrument d’entente écrit, négocié entre un organisme, une activité contractante ou un bureau contractant et un entrepreneur, qui contient (1) les modalités et clauses s’appliquant aux contrats futurs (commandes) conclus entre les parties pendant sa durée, (2) une description, aussi précise que possible, des fournitures ou des services à fournir, et (3) des méthodes de tarification, d’émission et de livraison des commandes futures en vertu de l’accord de commande de base. Un contrat de commande de base n’est pas un contrat.

(b) Demande. Un contrat de commande de base peut être utilisé pour accélérer la passation de marchés pour des besoins incertains de fournitures ou de services lorsque des articles, des quantités et des prix spécifiques ne sont pas connus au moment de la signature de l’accord, mais un nombre important d’exigences pour le type de fournitures ou de services couverts par l’accord devraient être achetés auprès de l’entrepreneur. Dans de bonnes circonstances, l’utilisation de ces procédures peut entraîner des économies dans la commande de pièces pour le soutien de l’équipement en réduisant les délais administratifs, l’investissement en stock et l’obsolescence des stocks due aux changements de conception.

(c) Limites. Un accord de commande de base ne doit pas indiquer ou impliquer un accord du gouvernement pour passer des contrats ou des commandes futurs avec l’entrepreneur ou être utilisé de quelque manière que ce soit pour restreindre la concurrence.

(1) Chaque accord de commande de base doit –

(i) Décrire la méthode de détermination des prix à payer à l’entrepreneur pour les fournitures ou les services;

(ii) Inclure les conditions de livraison ou préciser comment elles seront déterminées;

(iii) Énumérer une ou plusieurs activités gouvernementales autorisées à passer des commandes en vertu de l’accord;

(iv) Indiquez le moment où chaque commande devient un contrat contraignant (p. ex. l’ordre, l’émission de la commande, l’acceptation de la commande d’une manière spécifiée ou le non-rejet de la commande dans un nombre de jours spécifié);

(v) Prévoir que le défaut de parvenir à un accord sur le prix de toute commande émise avant que son prix ne soit établi (voir le paragraphe (d) (3) de la présente section) constitue un litige en vertu de la clause de litige incluse dans le contrat de commande de base; et

(vi) Si les procédures de paiement rapide s’appliquent aux commandes, inclure les données spéciales requises par 13.403.

(2) Chaque contrat de commande de base est révisé chaque année avant l’anniversaire de sa date d’entrée en vigueur et révisé si nécessaire pour se conformer aux exigences du présent règlement. Les accords de commande de base peuvent devoir être révisés avant l’examen annuel en raison d’exigences légales obligatoires. Un contrat de commande de base ne peut être modifié qu’en modifiant le contrat lui-même et non par des commandes individuelles émises en vertu de celui-ci. La modification d’un contrat de commande de base n’affecte pas rétroactivement les commandes précédemment émises en vertu de celui-ci.

(d) Commandes. Un agent de négociation des contrats représentant toute activité gouvernementale énumérée dans un accord de commande de base peut passer des commandes pour les fournitures ou les services requis visés par cet accord.

(1) Avant d’émettre une commande en vertu d’un accord de commande de base, l’agent de négociation des contrats doit –

(i) Obtenir un concours conformément à la partie 6;

(ii) Si la commande est passée après un concours, s’assurer que l’utilisation de l’accord de commande de base ne porte pas préjudice aux autres offrants; et

(iii) Signer ou obtenir toutes les justifications et approbations applicables, ainsi que toute détermination et conclusion, et se conformer à d’autres exigences conformément à 1.602-1(b), comme si la commande était un contrat attribué indépendamment d’un accord de commande de base.

(2) Les agents de négociation des contrats doivent –

(i) Émettre des ordres en vertu d’accords de commande de base sur le Formulaire facultatif (DE) 347, Commande de fournitures ou de services, ou sur tout autre instrument contractuel approprié;

(ii) Incorporer par renvoi les dispositions de l’accord de commande de base;

(iii) S’il y a lieu, citer l’autorité visée à l’article 6.302 dans chaque ordonnance; et

(iv) Se conformer à l’article 5.203 lorsque le synopsis est requis par l’article 5.201.

(3) L’agent de négociation des contrats ne prend aucun engagement définitif ni n’autorise l’entrepreneur à commencer les travaux sur une commande en vertu d’un accord de commande de base jusqu’à ce que les prix aient été établis, à moins que l’ordre n’établisse un prix plafond limitant l’obligation du gouvernement et que –

(i) L’accord de commande de base prévoit des procédures adéquates pour fixer les prix de la commande en temps opportun au début de sa période d’exécution; ou

(ii) Le besoin de fournitures ou de services est impérieux et exceptionnellement urgent (c.-à-d. lorsque le gouvernement serait gravement blessé, financièrement ou autrement, si l’exigence n’est pas satisfaite plus tôt que ce ne serait possible si les prix étaient établis avant le début des travaux). L’agent de négociation des contrats procède à l’établissement des prix dès que possible. En aucun cas une commande entière ne sera facturée rétroactivement.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.